Inspirational Mind

2003.10.11 - 2011.04.11

個人のワークスタイルと情報システム

グループウェアを導入していても、使用しているのはスケジューラーと会議室予約だけという企業は結構多い。スケジューラーにしても、あくまで「共有」が目的であって、自分のスケジュールの管理や確認には自分の手帳を使用している人はもっと多い。

手帳術の本が数多く出版されていたり、道具を選ばないGTDが受け入れらているのは、個人のワークスタイルが多様だからだと思う。同じ手帳を使用していても、その使い方は様々で、個々の業種や仕事のやりようによって、変化するのは当然だと思う。

グループウェアの使用率が上がらないのもそれが影響しているのではないかと思う。
そう言う意味では、グループウェアの機能をフル活用して仕事を効率化している人ももちろんいるのだと思う。

企業内の情報システムは、業務の効率化やコスト削減を目指しているものであるが、個人の能力に依存する職種ほど、その支援をするシステムを構築するのは難しく、導入時の反発も大きい。無理矢理使わせたところで、現場のストレスは高くなり、結果として業務の妨げとなってしまうことすらある。業務改善のために導入したシステムなのに。。。

ふと、生産、流通などで、システム化や機械化が成功している理由について考えてみる。これらの現場で、人の能力を尊重していないかというと、そんなことは全くないだろう。人的コストが削減されたとしても、人がいなくなるわけではなく、そのシステムを利用して効率化されているわけで、共存していることになる。

システムが担当して効率化する仕事、人の力が必要になる仕事、それらを区別するラインが、営業職を始めとするナレッジワーカーの仕事に比べると明確なのだと思う。

アウトプット、それを生み出すプロセスまでを常に考えながら仕事をしている人たちは、常に仕事をするための道具を選び、工夫しながら仕事をこなしている。そうやって生まれた仕事の方法論は、個人にとっては「こだわり」であり、そう簡単に崩すことは出来ないし、崩すべきでも無い。

さて、システムを構築したり、パッケージソフトを提供する側からすると、導入した組織の人すべてに活用してもらいたいと考える。しかし、仕事の内容によっては、システムを使ってもらうことがその人の仕事の効率を結果的に落としてしまうこともある。

また、個人情報保護法やJ-SOX法などを背景に、業務を統制する必要もでてきた。営業プロセスの統制やトレーサビリティの強化を目的としたシステム構築も増えてきた。

個人のワークスタイルの尊重、組織的な業務効率化、内部統制。これらを共存させるシステムとはなにか。また、そんなシステムを構築するためのコストを減らすための手段は何か。


考えてみたいと思う。